Ngày nay, các căn chung cư, tòa nhà cho thuê được đầu tư và xây dựng rất nhiều. Do đó, dẫn đến việc quản lý tòa nhà văn phòng cần được chú trọng hơn nữa. Những công việc liên quan đến quản lý những tòa nhà bao gồm rất nhiều công đoạn. Hãy cùng theo dõi bài viết để tìm hiểu rõ hơn về công việc này nhé.
Quản lý tòa nhà văn phòng là gì?
Trước tiên, cần hiểu rõ tòa nhà văn phòng là gì. Tòa nhà văn phòng được hiểu là những tòa nhà được đầu tư và xây dựng với mục đích cho thuê văn phòng. Các tòa nhà được xây dựng với số tầng phù hợp, thiết kế bản vẽ, đồ nội thất phù hợp với công việc văn phòng. Ngoài ra các tòa nhà cho thuê văn phòng thường nằm ở những vị trí đắc địa, trung tâm, nơi thuận tiện cho công việc của dân văn phòng.
Quản lý những tòa nhà văn phòng được hiểu đơn giản là những công việc liên quan đến việc quản lý, làm cho tòa nhà được đi vào hoạt động một cách trơn tru và hiệu quả nhất. Đồng thời, phải điều tiết nhân sự sao cho chi phí thấp nhất nhưng mang lại hiệu suất cao. Hỗ trợ khách hàng để khách hàng tận dụng tối đa các tiện ích có trong tòa nhà. Chăm sóc khách hàng và bảo trì, bảo dưỡng những thiết bị, kỹ thuật có trong tòa nhà là một trong những công việc quan trọng và cực kỳ cần thiết trong chuỗi hoạt động quản lý những tòa nhà văn phòng.
Bên cạnh vấn đề quản lý tòa nhà văn phòng, bạn cũng có thể tham khảo thêm điều kiện, thủ tục cấp chứng chỉ hành nghề đấu thầu. Đây chắc chắn sẽ là nguồn tin quan trọng đối với những người làm việc trong lĩnh vực xây dựng.
Quy trình quản lý tòa nhà văn phòng
Bất kể một công việc nào cũng cần thực hiện theo thứ tự trước sau thì mới mang lại kết quả tốt nhất. Công việc quản lý cũng không phải ngoại lệ. Những công việc trong chuỗi các công việc quản lý tòa nhà phải được thực hiện theo một quy trình nhất định. Dưới đây là quy trình quản lý tòa nhà phổ biến nhất, được nhiều doanh nghiệp áp dụng:
Quản lý hợp đồng
Trước tiên, cần phải đàm phán và ký kết hợp đồng. Để khách hàng đồng ý thuê tòa nhà văn phòng thì phải có hợp đồng được soạn thảo kỹ lưỡng với những điều khoản, quy định cần thiết. Bên cạnh đó, trong hợp đồng phải nêu lên được giá cả thuê, tiền thuê được trả với đồng tiền nào, trả vào ngày nào của tháng hoặc tháng nào của năm. Đây là một điều khoản quan trọng cần được hai bên thống nhất. Ngoài ra trong hợp đồng còn phải thể hiện quy trình thu tiền, thanh lý hợp đồng.
Quy trình khách hàng
Trong quy trình này bao gồm tất cả các hoạt động phục vụ và chăm sóc khách hàng. Đó là quy trình sử dụng phòng ốc, hướng dẫn rõ cho khách hàng các phòng chức năng. Đồng thời đảm bảo quy trình xử lý và giải quyết một cách ôn hòa các tranh chấp, khiếu nại, những phản hồi tích cực và kể cả tiêu cực từ khách hàng. Một số quy trình khác có liên quan như quản lý tài sản, các thiết bị, dịch vụ, vệ sinh trong tòa nhà.
Quy trình an ninh
Quy trình này bao gồm các công việc liên quan đến phòng cháy, chữa cháy của tòa nhà. Ngoài ra còn có quy trình tuần tra, phân công bảo vệ, kiểm soát người và xe ra vào tòa nhà.
Quy trình vận hành các thiết bị kỹ thuật cao
Quy trình này liên quan đến việc bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị trong tòa nhà như thang máy, đèn điện. Đồng thời bảo hành các món đồ nội thất, đồ điện tử và sửa chữa khi có hư hại.
Tương tự như các tòa nhà văn phòng, việc quản lý tòa nhà chung cư cũng vô cùng quan trọng và được chia thành những bộ phận nhất định. Trong đó, quy trình thành lập ban quản trị nhà chung cư cũng phải được tiến hành theo đúng chuẩn quy định đã đề ra.
Quy trình vệ sinh
Liên quan đến việc đảm bảo vệ sinh của tòa nhà, quản lý rác thải trong và ngoài tòa nhà.
Quy định về quản lý các tòa nhà văn phòng
Việc quản lý các tòa nhà văn phòng phải tuân thủ theo một số quy định của pháp luật. Cụ thể là quy định như sau:
- Cơ điện: Theo quy định, trước khi tòa nhà được đưa vào sử dụng phải đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật về cơ điện. Ban quản lý toà nhà phải kiểm tra, chạy thử cũng như sửa chữa lại sao cho đảm bảo về mặt an toàn trước khi tòa nhà được cho thuê.
- Phòng cháy chữa cháy: Tất cả các tòa nhà phải tuân thủ luật phòng cháy chữa cháy. Cụ thể phải lắp đặt các thiết bị báo cháy cũng như chữa cháy phù hợp với quy định của pháp luật.
- Bảo vệ: Tòa nhà phải có đội ngũ bảo vệ để quản lý về mặt an ninh cho tòa nhà. Đồng thời bảo vệ khách hàng và tài sản của khách hàng được an toàn, không để xảy ra tình trạng trộm cắp.
- Ngoài ra, còn rất nhiều quy định khác về quản lý tòa nhà cần phải tham khảo kỹ lưỡng. Các bạn có thể tải bộ tài liệu quản lý tòa nhà văn phòng về để tham khảo rõ hơn.
Trên đây là những kiến thức chung và cơ bản nhất về việc quản lý tòa nhà văn phòng các bạn nên biết. Hy vọng bài viết đã giúp các bạn có cái nhìn tổng quan hơn về ngành nghề quản lý tòa nhà. Việc quản lý một tòa nhà không phải là công việc dễ dàng, cần phải tuân thủ theo quy trình và quy định của pháp luật.
